Dev NEWS

Afin de diminuer les erreurs de caisse nous avons fait trois modifications :

1) Nous avons intégré le calcul du montant à rendre lors des encaissements cash:

2) nous avons prérempli la clôture de caisse avec les montants calculés du jour en ajoutant un contrôle avec le décompte physique de la monnaie :

En cas d'erreur, il y a obligation d'ajouter une entrée de correction de caisse, obligeant ainsi à ce que l'erreur soit rendue visible dès le jour même.

3) et finalement, nous avons automatisé le lien entre la fermeture de caisse et l'ouverture du jour ouvrable suivant, évitant ainsi certaines erreurs de manipulation.

Les nouveaux taux de TVA entreront en vigueur le 1^er janvier 2024. A cette occasion, Wigii Org en a profité pour faire évoluer sa solution afin de simplifier la vie de ses clients durant cette phase de transition.

Quelles sont ces nouvelles fonctionnalités ?

• Adaptation automatique du taux de tva en fonction de la date de facture. Cela évite de devoir modifier tous les articles avec le nouveau taux en vigueur
• Possibilité de forcer le taux à appliquer (ancien ou nouveau) durant la phase de transition
• Facturation possible de produits ou services avec les anciens et nouveaux taux sur une même facture

Qu’est-ce que cela change ?

Module Catalogue

• Un nouveau champ « Type de TVA » a été ajouté pour définir le type de taux (Normal, réduit, spécial ou 0%).
• Le champ « % TVA » n’apparait plus, il a été remplacé par « Type de TVA »

Module Ordre

• Un nouveau champ « Forcer la TVA au taux » a été ajouté et contient les valeurs suivantes : Ancien, Nouveau ou Manuel. Il permet de forcer la décision du taux à appliquer pour chaque facture ou devis.

Module Entrées comptables

• Les nouveaux taux ont été ajoutés dans le champ « Type de TVA % ».

Comment utiliser le champ « Forcer la TVA au taux » ?

Utiliser vide pour que le taux s’adapte automatiquement en fonction de la date du devis ou de la facture.

Utiliser Ancien pour facturer en 2024 des prestations réalisées en 2023.

Utiliser Nouveau pour préparer un devis en 2023 et que les prestations seront réalisées en 2024.

Utiliser Manuel pour facturer des articles avec l’ancien et le nouveau taux, puis saisir directement au niveau de la ligne de l’article le taux à appliquer.

A savoir que ce champ n’apparait que durant la phase de transition et ne sera plus visible dès juillet. Après ce délai, le taux appliqué sera uniquement celui en vigueur.

Taux applicables au 1 janvier 2024 en Suisse

Nous espérons que vous apprécierez ces nouveautés avec autant de plaisir que nous avons eu à les mettre en œuvre.

L'outil d'emailing intégré au CRM Wigii (module Contacts) enregistre automatiquement tous vos envois d'emails, comme des lettres associées aux contacts destinataires, dans la GED Wigii (module Fichiers).

La date et le sujet de l'email sont historisés dans le flux de communication sur la fiche du contact .

De plus, avec la possibilité de préparer en avance des fichiers templates pour l'emailing, il est rapide d'envoyer une communication personnalisée à une sélection de contacts.

eg. template avec intégration du publipostage et lien de désinscription.

N'hésitez pas à contacter Wigii.org pour configurer les templates ou pour toute question concernant l'outil Emailing, le CRM ou la GED Wigii.

Parfois il est utile de pouvoir analyser les quantités commandées par article, selon différents critères. C'est chose faite avec ce nouveau rapport analytique qui agrège les quantités des articles commandés tout en permettant de nombreux filtres (période, client, projet, type d'ordre, dossiers du catalogue, etc.).

Ce rapport résume rapidement des commandes selon l'angle de vue que l'on souhaite donner, en masquant volontairement l'aspect financier, pour se focaliser uniquement sur l'aspect livrable.

Notre module Projets s'est enrichi de quelques champs vous permettant de l'utiliser dans plein de contextes de vie différents:

• suivi d'une relation de coaching avec une personne,
• suivi d'un processus d'achat ou de vente.
• construction ou développement de quelquechose
• etc.

Un projet dans Wigii est une pierre angulaire autour duquel s'articule des tâches, des documents, des rendez-vous, des heures de travail, des factures, des entrées comptables.

Les business analyst de Wigii.org ont étendu le concept classique du projet phasé en un concept temporel agile, avec un début, un suivi et une clôture; autour duquel gravitent tout un ensemble d'informations qui lui sont reliées.

Notre module Espace de réflexions, brainstorming et partage collectif d'idées s'est enrichi d'une nouvelle vue en tableau blanc virtuel. Sur cette vue 2D whiteboard, nous pouvons intuitivement organiser graphiquement les éléments qui sont pertinents à la réflexion et favoriser le développement d'une synthèse collective.

Les post-it ne sont rien d'autre qu'une facette différente d'une même fiche de réflexion stockée dans le module Espace. Il n'y a donc pas de duplication de l'information, le flux des réflexions reste organisé dans les dossiers du module Espace, mais peut aussi être vu sous l'angle graphique.

Notre module Catalogue a été amélioré dans la recherche et l'affichage des informations.

Un nouvel écran de recherche a été développé pour permettre une sélection rapide tout en donnant la possibilité de faire des filtres complexes.

La liste des articles est colorée en rouge si l'article n'est plus en stock.

Ajout d'un bouton Imprimer une étiquette sur un contact pour imprimer facilement ses coordonnées pour l'adressage postal.

Possibilité d'imprimer un bulletin de livraison en lien avec un devis pour permettre au client de viser les quantités reçues pour chaque article commandé.

L'en-tête et le pied de pages des devis et des factures peuvent être automatiquement générés à partir des informations de l'entité légale.

Si les informations d'adresse, de numéro de téléphone ou d'email changent, alors l'en-tête et le pied de page des ordres sont automatiquement mis à jour.

Le module Entité Légale permet également de gérer la facturation de (re)vendeurs ou de courtiers indépendants. Le module Contacts peut être lié aux entités légales et de nouvelles entités peuvent être facilement créées depuis le CRM.

La gestion des devis dans le module des Ordres a été améliorée pour inclure la possibilité d'y joindre une seconde partie.

Un devis a un client, potentiellement une adresse de facturation différente et peut à présent, être lié également à une seconde personne.
Cette possibilité permet d'utiliser le type Devis pour gérer des conventions ou des contrats.

La seconde partie est mentionnée sur l'impression du devis, sous le numéro.

Finalement, de nouvelles options d'impressions pour les devis ont été ajoutées.

Les socles informatiques évoluent constamment et l'outil Wigii doit aussi s'adapter pour vous offrir la meilleure expérience en terme de sécurité et de performance. Wigii.org a travaillé en arrière plan pour rendre Wigii compatible avec la version la plus récente de PHP.

Les geeks intéressés peuvent lire https://www.php.net/releases/8.1/en.php.

Toutes les informations techniques du logiciel Wigii se trouvent sur la page https://www.wigii-system.net/.

La première version de l'application mobile Wigii est à présent disponible pour les clients Wigii.org.

Accédez à vos modules Wigii directement depuis votre téléphone mobile, consultez votre calendrier, recherchez un contact, lisez un document.

L'interface utilisateur a été entièrement repensée pour permettre une utilisation agréable depuis un téléphone mobile.

Intéressé par l'accès mobile pour votre instance Wigii ? Contactez Wigii.org

La gestion des notes de crédit, remboursements client, retour de marchandises a été repensée et simplifiée. Dans le module ordres, sur une facture existante, il suffit de cliquer le bouton Créer un retour pour préparer une note de crédit sous la forme d'une facture aux montants négatifs.

Le retour effectif peut être partiel ou total. C'est la quantité négative sur chaque article qui fixe la valeur du retour.

Le retour d'argent suit le processus standard des factures: soit par une sortie de caisse, un retour par carte de crédit ou un virement banquaire.

Notre module Comptabilité gère correctement la diminution du cash, du chiffre d'affaire et de la TVA impactée par la note de crédit.

La recherche des contacts a été améliorée pour permettre la segmentation par type et zone géographique. Il est possible de sélectionner les personnes physiques ou les personnes morales et de filtrer sur le code NOGA de l'activité économique.

Il est également possible de restreindre les contacts appartenant à une zone géographique définie, comme la commune politique, le district, le canton ou la localité.

L'interface Wigii avec Medidata pour l'envoi des factures électroniques de prestations aux assurances maladies a été améliorée: il est à présent possible d'attacher directement les ordonnances scannées à la facture et ainsi informer l'assurance de l'ordonnance du patient en même temps que la facture des prestations.

• Recherche des localités, NPA et district depuis la liste des communes suisses lors de la saisie des adresses dans Contacts (CRM) et Immo-Market (offres et demandes d'objets immobiliers).
  
  
   
• Interface Postfinance / CAMT.054: Enregistrement de la date, libellé et montant du paiement reçu pour faciliter la reconciliation avec le flux du CCP.
  
   
• Décompte des heures : Amélioration du rapport de travail hebdomadaire et de la saisie des heures multiples
  
   
• Activités / Inscriptions: Amélioration du texte des SMS de rappels des rendez-vous, amélioration de la vue calendrier pour les inscriptions aux activités.
  " Nous vous rappelons votre rendez-vous: Formation continue Wigii-System (en ligne), Session 5, demain, le Mardi 07.06.2022 à 17:00."

Besoin d'accéder aux données stockés dans la base de données Wigii en CSV ?
Besoin de donner un lien sécurisé à un partenaire pour télécharger des données spécifiques (liste de contacts, liste de facture, événements du calendrier, etc) ?
Besoin de connecter Wigii à un autre système et d'exporter régulièrement des données ?

Alors vous pouvez demander l'activation de l'interface technique Wigii DataLink. Cette interface permet le téléchargement de flux de données en CSV via une session sécurisée en https.
Cette interface, couplée avec le Wigii scheduler, permet de produire périodiquement des fichiers CSV exportables via ftp sécurisé.

Un nouveau rapport voit le jour qui représente de manière visuel le travail, maladie ou vacances enregistrés dans le décompte des heures par vos collaborateurs. Ce rapport peut même être utilisé avec des filtres, afin d'avoir cette vue sur un projet ou une fonction particulière.

D'ailleurs, afin de simplifier la saisie des heures dans les cas où un responsable d'équipe doit le faire pour les autres, nous avons aussi développé en option un écran de saisie journalier multi-collaborateur. Les fonctionnalités d'allocation restent disponibles et l'ajout passe automatiquement d'un jour à l'autre en proposant les allocations passées.

Il est parfois nécessaire de pouvoir faire le suivi des participations à des groupes ou des commissions par nos contacts. Nous devons alors pouvoir connaître si le contact est actif ou non dans la commission, sa date d'arrivée, sa date de départ et sa fonction (président, secrétaire, ou autre). L'extension "Gestion de groupes / commissions" permet l'intégration direct dans votre CRM wigii!

Notre nouveau module Immo-market permet de gérer une liste de dossier d'offres et de demandes de terrains ou objets immobiliers. Ce module est typiquement destiné à une agence ou organisation régionale qui met en relation des entreprises qui recherchent des locaux ou terrains pour s'établir avec ceux qui auraient des propositions. Des critères spécifiques d'accès, de taille, etc sont définissables.

Les fonctionnalités standards de wigii d'organisation multi-dimensionnelle, recherche, export et suivi sont naturellement disponibles.

Dans le module Compta: le rapport Journal du Grand Livre s'est enrichi de deux filtres supplémentaires permettant de restreindre la liste des comptes affichés dans le rapport. Un filtre par rubriques de compte et un filtre sur une plage de no de comptes

Le module Contacts permet maintenant d'activer en 1 clic une carte de visite virtuelle pour un collaborateur, directement basé sur les informations du système.

Fini de devoir ré-imprimer les cartes de visite obsolètes, et de se poser des questions budgétaires pour déterminer si tel poste à "droit" à des cartes de visite. Grâce à la fonctionnalité vCard de notre module Contacts, chaque collaborateur a la possibilité d'avoir une carte de visite virtuelle qui se maintient à jour en directe. Obtenez un graphisme commun pour tout le monde et laisser vos collaborateurs partager leurs informations par un simple scan d'un QR code lors de leurs rencontres professionnelles.

Grâce aux demandes d'extensions provenant de nos nouveaux clients, nous pouvons vous faire bénéficier d'améliorations dans notre module Contacts: il est maintenant possible de définir quand il faut rappeler une relation, ainsi que de voir facilement si nous sommes en retard.

Voici la nouvelle zone de suivi du contact :

Notre module de comptabilité continue d'évoluer et intègre maintenant le calcul automatique des amortissements des équipements saisis. Renseigner directement dans le détail d'un équipement son taux d'amortissement ou le nombre d'années sur lesquels vous souhaitez l'amortir :

Ensuite en fin d'année, grâce à notre nouvelle fonction directement intégrée dans notre module comptable vous pouvez calculer et comptabiliser en 1 clic l'ensemble des amortissements de vos machines et équipements.

Il y a un travail de fond qui se fait constamment et qui n'est pas toujours visible.

Ce mois une importante transition c'est faite du côté de nos bases de données qui ont migré de MySQL vers MariaDB.

De plus, d'importants travaux pour renforcer la protection réseau de nos infrastructures ont été réalisés.

Avec notre communauté élargie nous sommes en relation avec des acteurs qui peuvent être très différents les uns des autres, et justement l'aspect du suivi des dons était quelque chose dans l'air depuis un certain temps.

Nous avons eu la chance cet été de pouvoir concrétiser cette demande et le module de gestion de dons est maintenant en production!

La gestion des donateurs s'intègre directement dans notre module flexible Contacts qui permet de segmenter et classifier les personnes selon des critères qui vous parlent.

Le module dons totalement intégré permet non seulement une saisie simple et complète, tout en garantissant une vue centralisée, des exports simples et des critères de recherche avancé. Vous voulez sortir la liste des +de 65 qui ont été intéressés par votre dernière campagne thématique? Tous les filtres sont là à votre disposition...

Suivi des donateurs intégrés au module Contacts :

Résumé des dons directement depuis la fiche contact :

Impression d'étiquette :

Un nouveau module dans la suite Wigii ! Le module Codes Promo permet de gérer et diffuser des réductions et des bons cadeaux pour l'inscription à vos activités.

Les codes promotionnels contiennent le texte marketing de votre choix, peuvent être planifié dans le temps ou limité à certaines activités. La réduction peut être un pourcentage ou un montant défini. Pour transformer un code promotionnel en bon cadeau, il suffit d'indiquer une réduction de 100%!

Pour faciliter la gestion de la campagne marketing, un lien vers un dossier de contenus peut être attaché au code promotionnel, ainsi en un clique, on navigue de l'aspect technique de la promotion vers son aspect communication extérieure.

Pour faciliter le côté analytique, le nombre d'utilisation du code promotionnel est automatiquement enregistré ainsi que l'origine de son utilisation.

Finalement, lors de l'inscription à l'une de vos activités, le client peut saisir son code promotionnel et obtenir une réduction sur le montant d'achat.

Un système dynamique de sécurité empêche la découverte d'un code promotionnel valide par recherche systématique. Si aucun code promotionnel n'est applicable sur l'inscription courante alors le champ n'est pas affiché. Le code promotionnel n'est pas appliqué s'il est invalide ou génère une réduction supérieure au montant de l'achat.

Notre module Activités / Inscriptions de gestion d'inscriptions en ligne à des activité (cours, conférence, ateliers, soins, outdoor, ...) permet un suivi simplifié du paiement comptant sur site par le participant. Depuis la fiche d'inscription du participant, il est possible d'encaisser directement le montant cash ou TWINT ou utiliser un lecteur de cartes de crédit/débit externe. Il est également possible de créer une facture (via la connexion avec le module Ordres) qui pourra être payée comptant ou envoyée pour paiement via BV-QR ou BVR-QR.

Notre module de Caisse enregistre les mouvements de cash entrant et le moyen de paiement électronique utilisé (TWINT, cartes de crédit/débit) permettant de réconcilier dans la comptabilité, la vente avec le décompte périodique reçu du fournisseur de lecteur de carte.

Le calendrier multi-fonctions wigii gère, dès à présent, les envois de notifications et de rappels, par emails ou SMS, aux participants de l'événement.

Un calendrier toujours plus intégré, permettant la gestion aussi bien, du passé, du présent que du futur. Il peut être utilisé pour journaliser des événements ou du travail passé en notant la date, le lieu, les gens impliqués et du contenu. Les dimensions d'entreprise Projets, Actions et Contacts permettent de lier l'événement à des projets, au plan d'action annuel ou encore y attacher des clients ou personnes concernées via la drop-down Contacts.

Un événement planifié peut être édité en direct durant le déroulement présent pour y saisir le procès-verbal (via l'outil d'édition en ligne ).

Les participants sont automatiquement notifiés par email lorsque la planification change ou que des informations supplémentaires y sont attachés (par exemple des documents ou des commentaires).

Avec l'intégration du CMS wigii, l'événement peut être publié sur le site internet de l'entreprise et rendu visible publiquement.

Avec l'intégration de l'interface SMS, des rappels individuels peuvent être envoyés au participants avant l'échéance de l'événement (30 min, 1h, 3h, 1 jour ou 3 jours avant).

-> Module des heures

Le module Décompte des heures s'enrichit de la gestion des Demandes de remboursement pour les frais et déplacements du collaborateur.

En cliquant sur le bouton depuis la carte de saisie des heures journalières, le système se souvient de tous les frais et km de déplacement non encore remboursés au collaborateur et propose automatiquement une demande de remboursement pouvant être envoyée à la direction pour approbation/validation.

-> Module gestion documentaire

Le module de gestion documentaire enrichit sa section Approbation/Validation avec un workflow permettant de faire voyager le document à travers l'entreprise vers les différents responsables devant apporter leur validation/approbation, par exemple le responsable du document ou la direction ou la comptabilité.

Le document s'organise automatiquement dans les dossiers appropriés et des notifications peuvent être envoyées automatiquement par email aux personnes concernées.

Le logiciel Wigii enrichit sa suite de modules avec la Comptabilité.

Comptabilité analytique, plan comptable suisse personnalisable, rapports du bilan et P&P au quotidien, décompte TVA.

Simple dans sa manipulation, sobre et précis dans ses vues, accompagné d'automatismes efficaces lorsque nécessaire.

Tout pour garder une vue d'ensemble des finances de l'entreprise.

Notre module de gestion d'activités contient maintenant l'option de définition du mode de paiement après l'inscription en ligne par un client :

Remarquez que le paiement en ligne peut être obligatoire, optionnel ou inexistant. Obligatoire force le paiement avec la carte de crédit. Optionnel donne le choix entre un paiement immédiat ou un paiement sur facture (qui devra être envoyée ultérieurement). Inexistant permet de s'inscrire sans avoir aucune gestion particulière du prix.

Le formulaire d'inscription est ensuite augmenté pour permettre le paiement en ligne:

Il est à noter que l'inscription contiendra la trace du paiement, il est donc possible de faire le suivi simplement dans le module inscription. Un lien automatique vers le module de comptabilité est par ailleurs aussi fait ce qui simplifie encore le processus global de gestion.

Notre module de gestion d'activités et d'inscriptions en ligne a reçu plusieurs améliorations en Octobre :

1. Envoi de rappels par SMS ou par email
   
2. Extension des inscriptions pour du multi-sessions

Nous avons développé sur nos serveurs un programmateur d'événements qui permet de déclencher des routines techniques à des moments déterminés. Cette avancée technique importante, nous permet non seulement de renforcer notre infrastructure interne de gestion, mais a aussi permis de répondre à un besoin client important, celui de pouvoir envoyer des SMS de rappels avant un rdv préalablement pris en ligne!

Nous avons aussi profité de ces changements pour permettre la gestion d'inscription multi-sessions pour des événements pour lesquels le client souhaite donner ce choix. Par ex: une formation avec plusieurs modules à choix.

La mise à jour du calendrier public de votre site internet peut s'avérer une tâche supplémentaire dont nous nous passerions bien. Avec le CMS wigii nous avons maintenant connecté notre module de back-end Calendrier avec le module front-end CMS (gestion de site internet).

Grâce à cela, le gestionnaire de calendrier peut d'un simple clique, déterminer quels événements il souhaite publier sur le site internet.

L'apparence du connecteur public s'intègre ensuite dans une page web du CMS selon l'apparence du site général (CSS complétement customizable) :

Wigii.org démocratise l'accès à la facturation TARMED TG (tiers garant) pour les médecines complémentaires (tarif 590) en permettant la génération des factures aux formats le plus récent TARMED (v.4.5) et permet ainsi de générer les documents pour le remboursements auprès des assurances maladies/accidents.

Avis donc à tous les thérapeutes Ostéopathe, Kinésiologie, Acupuncture, Aromathérapeutes, masseurs Ayurvédiques, thérapeutes fleurs de Bach, etc, pour bénéficier de notre système LIBRE Wigii en vous permettant de continuer d'exercer en toute simplicité. Grâce à notre dernier développement de juillet vous pouvez en plus envoyer des factures avec un bulletin de versement QR Suisse.

Le système de paiement suisse a introduit en Juin 2020 le nouveau format de paiement par bulletin de versement avec QR code. Grâce à notre communauté active de client, Wigii.org a développé son module "Factures" pour permettre la génération de bulletin de versement au format QR Suisse avec ou sans numéro de référence.

Le développement de notre module de comptabilité a permis la mise en place d'une nouvelle technologie dans wigii étendant largement l'outil de recherche et de filtre.

Il est maintenant possible de filtrer non seulement sur le contenu, mais aussi les dossiers, et d'avoir accès en 1 clique à des filtres métiers spécifiques.

Nous avons couplé à cette nouveauté la possibilité de créer de petits dashboards de résumés qui permet de montrer en un coup d'oeil l'état de situation d'un module.

Par exemple, ici dans le module Fichiers, nous pouvons voir le nombre de facture ouverte, le nombre qui est échues, et le nombre encore à payés.

Ces indicateurs donne non seulement une vue rapide, mais ils permettent de filtrer sur le résultat et ainsi obtenir en 1 clique la liste des factures échues.

Cette technique disponible dans tous les modules permets donc d'avoir un module de gestion de projet avec des filtres indiquant par exemple les projets pour qui les séances de mi-projet sont en retard:

Ces résumés fonctionnels sont aussi mis en place de manière pratique dans le module Tâches, Contacts et Facturations (Ordres).

Il faut savoir que ces filtres métiers ou résumés indicateurs peuvent être personnalisés. Voici un exemple où un client a demandé un résumé des "en retards" dans son module de suivi de production :

La fiche client affiche les 5 premières images du module Fichiers qui lui sont rattachées. Cela permet en un coup d'oeil d'avoir un résumé des photos depuis le dossier client.

Un bouton "Ajouter" est disponible depuis la fiche client, ce qui permet d'ajouter des photos dans le module Fichiers en un clique. En utilisant l'intégration de l'appareil photo du device, la photo peut même être prise directement depuis wigii en utilisant la caméra.

Les photos clients sont toutes organisées automatiquement dans le dossier client du module Fichiers. Le module Fichiers affiche automatiquement des miniatures pour faciliter la revue des photos.

Lorsque nous devons prendre des photos pour un rapport de chantier, un dossier client, ou à titre de documentation dans la gestion d'un cas, il est utile de pouvoir envoyer des photos directement dans la gestion documentaire de wigii sans devoir faire un processus de transfert compliqué depuis l'appareil photo. C'est pourquoi Wigii a intégré la possibilité de prendre une photo (ou vidéo) directement depuis le device.

Si par exemple vous ouvrez la gestion documentaire wigii depuis une tablette équipée d'un appareil photo, le bouton "Prendre une photo" est disponible.

La photo peut ensuite tout de suite être rattachée à un client ou à un projet, puis être classée dans Wigii sans devoir faire un quelconque transfert.

Dans le cas de l'utilisation de la fonction "Enregistrement vidéo" un bouton "Démarrer" permet de choisir de commencer l'enregistrement lorsque l'on est prêt.

Pendant l'enregistrement il est possible de faire une pause avec le bouton correspondant puis reprendre ensuite.

La vidéo est automatiquement convertie dans une qualité minimum dans un format léger et compatible pour le web. Cette fonction permet de gagner du temps pour faire une vidéo rapide sans devoir retraité la vidéo pour diminuer sa taille lors du repartage.

Il est possible de configurer le module de gestion documentaire, "Fichiers", pour permettre d'envoyer une document attaché à un email directement dans wigii, sans devoir enregistrer la pièce jointe puis la charger dans le système.

Grâce à cette même technologie il est possible de configurer son scanner pour permettre l'envoi du document scanné directement dans un dossier wigii.

Cette technologie s'active sur demande, car elle nécessite la création d'une adresse email dans le genre [protected email]. Tous les documents attachés à des emails envoyés à cette adresse se retrouveront ensuite dans un dossier inbox du module Fichiers.

Les documents attachés à l'email sont ajoutés dans les champs fichiers. Le contenu html ou texte de l'email est attaché dans le champ "document en ligne". Il est ainsi donc possible d'utiliser cette même fonctionnalité pour archiver des emails directement dans la gestion documentaire.

Notes : l'intégration email intègre automatiquement un filtre anti-spam permettant d'ajouter des contraintes ignorants certains emails. Par exemple, il est possible de configurer le dossier pour accepter que des emails en provenances du nom de domaine de l'entreprise et ainsi éviter la réception de courrier indésirable avec des attachés malicieux dans le dossier wigii.

L'on-boarding d'un collaborateur n'est pas toujours des plus aisé dans un système d'information modulaire et interlié. Wigii a relevé le défi en développant en son coeur un moteur de workflow permettant d'automatiser ou de guider un utilisateur à travers un processus personnalisé.

Nous avons donc mis en place une première utilisation de ce moteur au travers du bouton d'on-boarding depuis une carte d'un collaborateur:

Lorsque l'on clique dessus le moteur de workflow ce met en route et va guider l'administrateur dans la création du login, l'assignation des rôles, la mise en place des dossiers pour le décompte des heures, la création d'un calendrier et pour finir du dossier de gestion des tâches. Tout cela se fait maintenant de manière semi-automatique et guidée pour un gain de temps considérable et surtout une démarche simplifiée!

Ce process a permis non seulement de développer le moteur de workflow qui pourra dès maintenant être utilisé pour d'autres besoins, mais il a permis aussi d'étendre la carte du collaborateur en ajoutant des boutons de gestion du login (reset de mot de passe) et de la gestion des accès (assignation des rôles):

La console d'administration de wigii peut dorénavant n'être utilisée que pour la mise en place des rôles généraux et de leurs droits d'accès. L'opérationnel mensuel d'arrivée et de départ des collaborateurs peut être maintenant géré directement depuis la carte contact.

Ce travail est le deuxième pas important pour la plateforme en direction d'une visualisation des données dans un format "imprimable" ou "lisible".

Cette fonctionnalité bien que générique est actuellement disponible en standard pour tous nos clients utilisant le module de décompte des heures.

1) mini dashboard dans le tableau de bord collaborateur:

Le tableau de bord du collaborateur indique maintenant quels sont les projets, clients ou rôles pour lesquels il a travaillé. Un résumé des dépenses et des trajets sont aussi fournis.

Un bouton Exporter en word lui permet de reprendre ces informations afin de les stocker ou de les insérer dans des rapports externes (note: cet export permet de transférer les tableaux vers excel).

2) un rapport d'analyse :

Le rapport de travail commence par la possibilité de définir des filtres précis d'analyse, par exemple ici le choix du projet MoveForward durant le mois de Janvier 2020:

Le rapport donne ensuite des tableaux de résumé montrant la répartition des heures, par client, rôle et collaborateur. Dans notre cas, puisque nous filtrons sur un projet, la répartition par projet n'est pas très intéressante, ni celle par client étant donné que le projet en question est en relation avec un seul client. Il faut noter que les tableaux sont automatiquement trié permettant de faire un comparatif entre ce qui prend du temps ou non.

Une deuxième partie du rapport donne le détail de chaque entrée des heures, permettant d'extraire un véritable journal de travail pour un projet donné.

Finalement un résumé des transports et des dépenses est disponible à la fin:

Le tout exportable sur word aussi.

Ce nouveau mode de reporting Wigii ouvre la possibilité de créer des rapports plus intelligent qui permettent de faire les calculs tels que vous en avez besoin, par exemple pour générer des notes de frais avec calcul automatique des remboursements.

Une liste de présence bien formatée et prête a être imprimée est maintenant disponible en standard dans le module "Inscrptions". Cette "petite fonctionnalité" bien pratique est un pas important pour la plateforme wigii. En effet, cela ouvre la porte à la capacité de formater une liste d'éléments d'une manière propre à un processus d'entreprise. Par exemple: liste de facture, liste de fournitures, liste d'équipements, etc.

Voici les prints screen avec l'exemple de la liste de présence:

Tout commence par une sélection multiple dans wigii qui fait apparaître le bouton "Imprimer liste".

Choisir ensuite le template d'impression, dans cet exemple il y a seulement "Liste de présence"

Une page s'ouvre prête a être imprimée avec une liste des participants.

Le tableaux de bord du module Heures a été adapté pour simplifier la procédure de changement d'année. Un bouton apparaît automatiquement en début d'année sur le tableau de bord du collaborateur qui permet l'import du solde des heures et des vacances dans la nouvelle année.

Lorsque l'on clique dessus le système fait le calcul du solde de l'année précédente et propose la création de la balance initiale contenant les bonnes valeurs:

Il suffit ensuite de valider l'entrée proposée dans le journal et la nouvelle année est prête.

Note:

1) le bouton "Importer le solde des heures et vacances ... " n'apparaît plus du moment que la balance initiale est créée.

2) dans le cas ou pour une raison particulière nous souhaiterions mettre à zéro le report des heures et vacances (par exemple si elles sont prises en salaire), alors il suffit de corriger la balance initiale proposée avec des montants à zéro.

La gestion des inscriptions à des événements, séminaires, conférences, ateliers se fait grâce à la combinaison du module activités et inscriptions. Les informations des personnes inscrites s'accumulent dans un dossier de l'activité et permet ainsi de gérer les annulations, le suivi, les présences et permet de recontacter facilement la liste des inscrits par un simple clique sur notre fonction d'emailing.

Nous avons ajouté maintenant une connection entre le module inscription et le module de gestion de contact (CRM). Cette connection permet au gestionnaire de l'activité de relier une inscription à un contact existant, de créer un nouveau contact, ou de mettre à jour un contact à partir des informations de l'inscription:

Dans le cas où nous relions l'inscription à un contact existant, alors le système indique les différences entre les informations stockée dans le contact et les informations de l'inscription. Ceci permet au gestionnaire d'évaluer s'il veut ou non mettre à jour les informations de contact ou si éventuellement une erreur de saisie aurait eu lieu lors de l'inscription.

Dans le contact nous retrouvons la liste des événements auxquels il a participé :

Nous avons maintenant un connecteur qui permet d'importer des fichiers banquaire/post du format selon les standards suisse et européens camt054 (norme: ). Ainsi lorsque vos clients paient vos factures, le module Ordres mets automatiquement à jour les factures payées, et cela sans que vous ayez besoin de vous connecter à votre compte postal.

Cette gestion automatique indique les éventuelles erreurs dues à un client payant deux fois une facture, ou versant un montant différent, ou encore entrant un numéro de référence erroné.

Voici la zone wigii dans lequel les fichiers sont synchronisés automatiquement avec postfinance ou la banque (nécessite l'activation d'un file delivery system de la part de l'établissement financier). Il est aussi possible d'importer manuellement les fichiers camt054 si le FDS n'est pas disponible.

Les statuts, dates et montants payés sont automatiquement renseignés dans les factures correspondantes:

Le module qui permet le décompte et l'attribution des heures (Heures et Journal) a été amélioré pour permettre la gestion des km et des frais. Dès maintenant le collaborateur peut entrer de manière simultanée au décompte de ses heures, les km et les frais qu'il aurait eu. Ces km et frais peuvent aussi être attribués à un projet, point d'action ou client. La somme des km et des frais est visible dans le module Journal ainsi que dans le "Tableau de bord" du collaborateur.

Le module Booking est en fait une fonctionnalité qui pourrait être activée dans n'importe quel module où nous aurions besoin de réserver une ressource. Cette première implémentation est bien sûre orientée sur le besoin le plus standard qui est de créer un système d'inscription en ligne avec la réservation d'un créneau horaire.

C'est pour cette raison que nous avons développé cette fonctionnalité du Booking par dessus nos modules existants Activités et Inscriptions.

Lorsque l'on crée une nouvelle activité et que vous avez le module Booking actif, un nouveau type apparaît: Réservation

Ce nouveau type permet de définir des options supplémentaires, tel que les plages d'ouverture durant la semaine, ainsi que la durée et la marge de la réservation.

Il est ensuite nécessaire de choisir quels sont les calendriers de contraintes que l'on désire mettre pour cette réservation. Il est possible de choisir autant de calendriers que l'on veut. Le système de réservation s'assurera de considérer une plage libre dans tous les calendriers reliés en tenant compte des horaires d'ouvertures définis ci-dessus.

Toutes les options usuelles du module Activités et Inscriptions demeurent, il est donc possible de personnaliser l'email de confirmation, une couleur de fond, un texte introductif, ajouter un captcha, etc.

L'activité de réservation une fois créée peut être publiée sur n'importe quel site internet:

Les devis et les factures sont des éléments très important de correspondance avec le client. Parmi les différents métiers et domaines d'activités, les styles de présentation sont différents en fonction de ce qui est vendu. Par exemple une facture avec une longue liste d'articles, définis de manière concis et précis, comme par exemple les articles en provenance du tarif médical TARMED, nécessite une présentation tabulaire claire et courte. Par contre un devis décrivant le travail de développement d'un nouveau contenu de cours nécessitera quelques postes englobant une élaboration plus descriptive du contenu.

Nous avons donc étendu notre module devis/facture et catalogue, pour permettre des désignations plus étendue par article, voir même la possibilité d'ajouter du formatage aux textes.

Exemple avec une liste d'article concis et précis, et la facture n'a pas de "titre":

Exemple avec des positions élaborées de manière descriptive, et la facture à un "titre":

Dans ces deux exemples nous pouvons remarquer les nouvelles options d'impression: dans le premier cas c'est les montants HT que l'on souhaite mettre en avant et le numéro d'article est important, dans le deuxième cas, le numéro d'article est inutile, l'accent est mis sur le libellé, et les montants sont en TTC. Le résumé TVA quant à lui est toujours présent du moment que l'entité légale est assujetie.

Voici la liste complète des options avant impression:

Nous avons finalement ajouté une gestion en ligne d'annexes, vous permettant ainsi d'écrire des informations annexes et de les appondre directement lors de l'impression sans devoir gérer des fichiers séparés.

Module Tâches

Lorsque l'on travaille en équipe, il est parfois nécessaire que chacun exécute une même tâche. Cependant il est essentiel que cette tâche soit assignée à chacun des membres de l'équipe et puisse donc être suivie de manière individuelle.

La nouvelle fonctionnalité "Assigné à plus" donne la solution en permettant de dupliquer une tâche pour un ensemble de personnes!

Module Projets

Notre module projet contient désormais des options supplémentaires de contrôle de cycle de vie personnalisable en fonction du contexte du client. Il est possible par exemple d'obliger l'approbation d'un projet avant qu'il n'entre en phase d'initialisation.

Une lien supplémentaire est aussi ajouté pour visualiser les tâches ouvertes et terminées du projet:

Votre processus d'on-boarding est simplifié grâce à cette nouvelle fonctionnalité! Les accès aux dossiers personnels d’un collaborateur dans les modules Calendrier, Décompte des Heures, Journal, ou Tâches sont automatiquement créés pour chaque collaborateur. Vous pouvez ainsi concentrer l'administration générale des accès uniquement sur les lignes principales sans nécessiter une intervention dossier par dossier lorsqu'un nouveau collaborateur arrive.

Le module Contacts est maintenant reliés automatiquement aux utilisateurs de la plateforme. Ceci permet depuis un contact de pouvoir administrer l'utilisateur technique en 1 seul clic et d'avoir une vision de son statut sans devoir aller dans la console d'administration.

Mise en production d'une nouvelle interface Wigii avec le réseau suisse de facturation électronique Medidata dans le secteur de la santé.

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Wigii se voit maintenant doté de la technologie définie par le forum Datenaustausch pour permettre de poster en ligne directement les factures enregistrées dans le module Ordres.

La facture convertie en xml est alors envoyée sur le réseau Medidata.

La facture est aussi disponible au format TARMED.

Les réponses électroniques des assureurs s'affichent directement dans l'interface utilisateur pour permettre une gestion fluide des échanges entre prestataires.

Mise en oeuvre d'une infrastructure DevOps pour la gestion de la production du logiciel d'entreprise Wigii ®, de son déploiement sur les serveurs wigii-system.com et pour une meilleure gestion des clients Wigii.org. Versioning des configurations des clients, des modèles de données, gestion des go live.

Les scriptes de bases pour la gestion des configurations Wigii sont publiés dans l'addon ConfigManager du trunk Wigii sur GitHub.

Wigii a maintenant la capacité de gérer de la récurrence. Cette fonctionnalité pourrait être appliquée à n'importe quel module ayant un champ date. Cependant l'utilisation principale de cette fonctionnalité est bien entendu sur le calendrier.

Ce nouveau bouton ouvre une boîte de dialogue permettant de définir la récurrence:

Ici par exemple tous les mardis et jeudis chaque 2 semaines...

Il est possible de choisir une unité de récurrence journalière, hebdomadaire, mensuel ou annuel:

Voici un deuxième exemple, tous les deuxièmes mardi du mois:

L'évènement est alors dupliqué selon la définition:

Il est possible de modifier la définition d'une récurrence à partir d'une certaine date, ainsi les évênement suivants seulement sont modifiés selon le nouveau modèle, ici par exemple, non plus les mardis et jeudis, mais les lundis et les mercredis:

Ce qui donne comme résultat:

La récurrence peut aussi être stoppée à tous moment tout en gardant les évènements passés. Finalement il est bien sûre possible d'effacer tous les évènements récurrents liés entre eux.

cliquez ici pour regarder la vidéo explicative

Mise à jour du logiciel Wigii v.4.712 G389 pour être compatible avec la version PHP 7.3. Plus de détails dans les Release notes.

Amélioration du module CMS pour prendre en considération le code Google de vérification du propriétaire de site, et automatiquement protéger l'affichage des adresses emails de l'indexation dans les moteurs de recherche.

Extensions des capacités du Filemanager pour inclure des possibilités de synchronisation avec le système de fichier.

Le module de décompte des heures permet de saisir de manière simple et pratique les heures de travail quotidiennes. La saisie individuelle permet de définir la plage horaire travaillée aujourd'hui puis d'imputer une estimation d'heures passées par projet ou point d'action.

Le nombre d'heure de travail de la journée est calculé automatiquement suite à l'entrée de l'heure d'arrivée, de pause et de départ.

La liste d'imputation, grandi au fur et à mesure de l'imputation de ligne et permet d'indiquer la proportion de travail accompli par point d'action ou par projet. Les points d'actions sont définis par année dans le module Actions. Le programme annuel d'Action permet un découpage des activité de l'entreprise d'une manière différente que les projets. L'imputation peut aussi se faire par projet.

Le décompte permet aussi d'insérer des vacances, des congés ou des absences maladies. Dans ce cas le système effectue automatiquement le décompte des jours fériés (s'il y en as entre les dates).

Un rapport visuel permet au collaborateur de savoir exactement où il se situe entre le travail accompli, le travail théorique selon son contrat (lien sur le module Contact, dossier collaborateur) ainsi que ses vacances.

Toutes les entrées du module Décompte sont automatiquement réparties dans le module Journal. Cette répartition se fait pour chaque ligne de décompte, selon le collaborateur, la date, le projet et le point d'action. Ce module "automatique" permet ainsi d'avoir en un coup d'oeil le détail du travail par différente vue. C'est aussi le point d'entrée pour de possible intégration avec d'autres systèmes qui utiliserait ces détails afin de construire d'autres automatismes.

Nous voyons dans cet exemple le détail du point d'action Gestion opérationnelle, avec un décompte automatique général du nombre d'heure et du nombre de personne qui a travaillé sur ce point. Dans l'arborescence de droite, tous les points de vue sont possibles: par projet, par collaborateur, par date.

Le code wigii a été mis à jour pour être compatible avec la version PHP 7.1.

Voici une liste réduite des améliorations additionnelles qui ont été livrées durant l'automne:

Prise en considération des statuts des inscriptions dans le module Activités

Le module activité prend maintenant en considération le statuts d'une inscription et non plus seulement le nombre d'inscription présent dans un dossier.

Cette fonctionnalité a été rendue possible par l'extension générale du système d'inscription en ligne de wigii qui permet maintenant de "fermer" les inscriptions.

Puis

Un formulaire publié et fermé affichera simplement le message prévu de clôture des inscriptions.

Les liens entre module rendu encore plus simple pour les configurateurs

Il n'a jamais été plus simple de faire des liens entre module dans la configuration xml de wigii. Maintenant si vous souhaitez que votre liste déroulante faisant référence à une liste personnalisée soit cliquable il vous suffit d'utiliser le nouvel attribut htmlAttrInDetailExp, ex:

Les modules des packages wigii.org sont maintenant tous mis à jour avec cette nouvelle technologie pour permettre à l'utilisateur un sentiment d'interactivité et de lien entre tous les modules.

Forcer la modification du mot-de-passe au prochain login

La gestion des mots-de-passe a été améliorée en ajoutant des options pour forcer le reset d'un mot-de-passe au prochain login.

Export Excel en xlsx

L'export Excel est maintenant directement en xlsx (et non plus xls).

Le module de gestion de tâche agile (tableau KanBan) permet de définir des dates d'échéances associées aux tâches. Ces tâches sont maintenant liées automatiquement à une entrée dans le calendrier montrant la tâche à la date d'échéance. Le lien est dynamique et maintient à jour l'événement si les informations de la tâche sont mises à jour.

Création d'une nouvelle tâche avec une date d'échéance:

La tâche contient un lien vers l'événement créé:

L'événement apparaît dans le calendrier avec les informations de la tâche et un lien en retour:

Wigii.org a développé un package de création de devis connecté à un catalogue de prestations types ou d'articles. Le devis une fois accepté peut être converti en facture. La facture une fois envoyée peut être encaissée. Une fois l'encaissement effectué, la facture est fermée.

Ce nouveau package travaille avec le module Ordres, Encaissement, Catalogue et Entité légales de manière connectée. Le processus complet est géré par le système.

Le module Ordres permet de créer des devis et des factures:

Cet écran de saisie d'une facture rempli automatiquement les informations de facturation du client choisi. Il est possible de sélectionner un autre contact pour la facturation. Les données de l'entreprise (logo, adresse, pied de page, numéro TVA etc) sont ajoutées selon la sélection de l'entité légale.

Lorsque un nouvel article est scanné son code barre est recherché dans le catalogue.

L'article correspondant étant trouvé, la désignation, la quantité par défaut et le prix est automatiquement rempli depuis les informations trouvées dans le catalogue.

Ce fonctionnement très performant transforme votre système de création de factures en caisse enregistreuse sur lequel vous scannez les articles pour créer votre facture.

La création d'un devis se fait de la même manière, l'écran diffère quelque peut en permettant notamment de faire apparaître ou non un bon pour accord lors de l'impression.

La barre d'outils de l'ordre se contextualise selon l'état de l'ordre. Ici par exemple, la facture étant envoyée, il est possible de créer un encaissement, ou un retour de marchandise:

Il serait trop long de montrer ici le flux complet, mais pour conclure il est important de mentionner que la gestion de la quantité en stock dans le module catalogue est connectée à l'envoi des factures. Qu'un encaissement (cash ou carte) permet de clore une facture. Qu'un retour marchandise met à jour le stock et propose de faire un retour dans la caisse. Finalement le détail de tous les devis et facture se retrouve par client, article, fournisseur dans le module "Commande du catalogue" afin de permettre des statistiques simples et un suivi global.

N'hésitez pas de contacter Wigii.org pour avoir une démo.

Un nouveau champ de configuration a été créé pour permettre la personnalisation de l'impression d'un élément wigii. Ci-dessous un exemple d'impression du module Facture actuellement en cours de développement:

Le type de donnée Fichiers dans le système Wigii a maintenant la possibilité d'activé l'enregistrement audio live depuis le micro. Par une simple activation en configuration le bouton permettant d'ajouter un fichier se voit doté d'un bouton d'enregistrement audio. Le fichier est stocké ensuite comme un fichier audio. Un lecteur embarqué en permet la lecture.

Voici un exemple dans un formulaire ayant pour but de permettre un feedback audio suite à une formation:

En cours d'enregistrement:

Une fois le formulaire soumis, voici la vue "lecture":

Le module tâche a été amélioré pour permettre une gestion visuel des tâches selon un tableau KanBan (tableau de suivi de le progression des tâches selon méthodologie de développement agile). Ce tableau permet le glissé/déposé de tâche dans les colonnes, le filtre par personne assignée, l'organisation par thématique etc.

Le module Catalogue permet de gérer une liste d'article. Cette liste peut être utilisées comme base dans d'autre module.

Ci-dessous un exemple d'une carte Article:
(les listes déroulantes, les labels et le nombre de champ sont entièrement configurables selon les besoins)

Le module Journal permet de faire le suivi du temps de travail et des activités des collaborateurs, par projet et par client. Il permet aussi de gérer les notes de frais et les notes de déplacement. Ce module est l'endroit unique dans lequel le collaborateur renseigne ses données, déterminant les flux d'argent avec l'entreprise. Le module calcule automatiquement le salaire (dans le cas d'un salaire horaire) et effectue une estimation du coût réel pour l'entreprise. Le coût à facturer par client et par projet est aussi calculé. Cette visibilité permet aux équipes et aux collaborateurs d'auto-gérer leur impact économique dans l'entreprise (compatible avec une gestion d'entreprise de type holacratie, par exemple). Les calculs de temps de travail sont arrondis aux 5min supérieures, les calculs pour facturation arrondis aux 15min supérieures. Le taux pour le salaire et le taux pour la facturation est repris du module de gestion des ressources humaines.

Exemple de la carte d'entrée. L'heure et le collaborateur sont automatiquement renseignés.

Les entrées du journal sont automatiquement classées par collaborateur, par projet et par date.

Le "rapport de travail" effectue l'aggrégation des donnée de la période sélectionnée.

Le rapport de travail détermine les montants de remboursement pour les notes de frais ou les notes de transport.

Le module Équipements permet de gérer le matériel utilisé par le personnel de l'entreprise, tel que: ordinateur portable, mobile, machine outil, véhicule, etc. En ajoutant un équipement dans le module, le système génére un numéro unique d'équipement et vous permet d'introduire la marque, le modèle, le type, le prix et la date d'achat, la durée de garantie, la personne responsable de l'équipement, les éléments additionnels (tel que les accessoires), etc.

Ci-dessous un exemple d'une carte équipement:
(les listes déroulantes, les labels et le nombre de champ sont entièrement configurables selon les besoins)

Le module Encaissements permet de gérer une caisse. Chaque encaissement est enregistré avec l'heure, la date et l'utilisateur pour une complète tracabilité. Un encaissement contient un montant cash ou carte de crédit/débit, un article, un lien optionnel vers un client. Les encaissements sont automatiquement classé par jour, semaine, mois, année. Le module permet les sorties de caisse (dépense) ainsi que la mise à zéro à la fin d'une semaine par exemple lorsque l'on vide la caisse (virement du solde).

Exemple du classement automatique par date des encaissements:

Exemple d'une entrée de caisse: