Modules Activités et inscriptions

Une activité, ses séances

Chaque activité reçoit un numéro selon son type (atelier, formation, conférence, séminaire, camp, sortie culturelle ou sportive…), un titre, une description, un lieu, une couleur et ses documents. Ses séances se posent dans le calendrier, avec la récurrence qui saute les jours fériés et les vacances : chaque séance garde son titre, son lieu et son formateur, et les dates de l'activité se recalculent d'elles-mêmes. Les participants peuvent aussi choisir leurs séances en s'inscrivant.

Le statut fait avancer l'activité : proposée, validée, publiée, puis fermée, annulée ou reportée, ce qui ferme les inscriptions.

Données fictives de démonstration

Les inscriptions en ligne

Un clic ouvre les inscriptions : WiGii crée le dossier des inscrits et le lien du formulaire public, avec son QR code, à mettre sur votre site, dans une newsletter ou sur une affiche. Vous fixez la période d'inscription et le nombre de places ; le formulaire se ferme seul quand l'activité est complète ou la période passée. Vous y ajoutez vos propres questions, et chaque activité envoie son email de confirmation, personnalisé avec le prénom et les informations de l'inscription.

Avec le module Contenu Web, les activités publiées s'affichent d'elles-mêmes sur votre site internet.

Pour remplir une activité, invitez les participants d'une activité précédente : depuis les Contacts, « Filtrer selon inscriptions » les retrouve, et « Inviter à une activité » prépare l'email avec le lien d'inscription.

Données fictives de démonstration

Chaque inscrit, sa fiche

L'inscription se rattache à un contact existant, ou en crée un ; si les coordonnées ont changé, WiGii demande s'il faut mettre la fiche à jour. Son statut dit si elle est nouvelle, validée, annulée ou en liste d'attente, et les dates « inscrit dès le » et « jusqu'au » suivent les arrivées et les départs en cours d'année. Le paiement se note avec sa date, son mode et son montant, et une annulation envoie sa confirmation par email.

Sur activation, une inscription faite en ligne se relie d'elle-même au contact qui porte son adresse email, ou, à défaut, à celui dont le site web est le domaine de l'adresse. Quand WiGii ne trouve personne, ou trouve plusieurs contacts possibles, il ne choisit pas à votre place : il l'écrit dans les notes internes de l'inscription. Dans la liste, une fiche verte marque les inscriptions reliées à un contact, et la recherche « Reliée à un contact » retrouve celles qui restent à relier.

Données fictives de démonstration

La liste des inscrits et la liste de présence s'impriment, s'exportent vers Excel, et toute une sélection reçoit un email personnel.

Données fictives de démonstration

Présences et statistiques

Sur activation, les présences se notent séance par séance : présent, excusé ou absent, avec la durée suivie. Le participant peut aussi pointer lui-même avec le QR code de la séance. Le rapport des présences présente chaque personne et chaque séance en grille colorée, à imprimer pour un financeur ou à enregistrer.

Données fictives de démonstration

Les statistiques des activités croisent la période, le type, le lieu, la commune, le district, le canton, l'âge, la nationalité et la langue des participants, et s'exportent en CSV par activité, séance, inscription ou contact.