Modules Devis / Factures
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Modules Devis / Factures
Modules Devis / Factures✔Du devis à la facture payée, sans rien ressaisir.
✔Des factures suisses conformes, avec leur QR-facture.
✔Savoir ce qui est ouvert, échu ou payé, et ce que l'année a rapporté.
Devis, commandes, factures et entrées de stock : les modules Devis / Factures tiennent tout le cycle de vente de votre organisation. Chaque ordre reprend le client depuis les Contacts, ses articles depuis le Catalogue, et se range de lui-même dans la Gestion documentaire.
Un ordre, ses étapes
Un devis s'envoie, puis est accepté ou refusé ; accepté, il engendre d'un clic sa facture, liée au devis. Une commande se reçoit, s'expédie et se facture. Une facture s'envoie, se rappelle si elle est échue, et passe à « Payé » avec sa date et son montant. Chaque statut a sa couleur, l'ordre se verrouille quand il est payé ou accepté, et l'historique du statut se tient tout seul.
Les lignes d'une facture
Le client et l'adresse de facturation se reprennent des Contacts, y compris le tuteur ou l'assistante sociale qui reçoit les factures d'une personne. Chaque ligne est un article du catalogue, trouvé par son numéro, son libellé ou son code-barres ; libellé, prix et taux de TVA à la date de la facture se remplissent, et restent modifiables. Rabais par ligne et rabais global, plusieurs taux de TVA détaillés, frais de rappel : les totaux HT, TVA et TTC se calculent seuls.
Données fictives de démonstrationUne impression soignée, avec la QR-facture
L'en-tête, le logo, l'IBAN et les conditions viennent de l'entité légale. Le texte du haut et les conditions du bas acceptent des variables (IBAN, échéance, référence), et de nombreuses options adaptent l'impression : bon pour accord à signer, prix TTC, colonnes masquées, lignes numérotées, paiement en plusieurs fois. Le bulletin de livraison et le rappel s'impriment à part.
La QR-facture suisse s'imprime sur la facture, avec ou sans référence, et les adresses structurées du créancier et du débiteur ; elle est activée pour les nouvelles installations. Dès qu'un ordre sort de la préparation, son impression complète est classée dans la Gestion documentaire, et tenue à jour.
Données fictives de démonstrationCe qui est ouvert, échu, payé
La liste totalise les montants TTC, HT, TVA et le solde de la sélection, et des recherches toutes prêtes trouvent les factures ouvertes, les factures échues, les devis et commandes en cours. Un planning présente les échéances, colorées par statut. Sur la fiche d'un client, ses derniers ordres et ses derniers articles commandés se listent d'eux-mêmes.
Le rapport du chiffre d'affaires répartit l'année par statut et par mois, par client, par fournisseur, par article ou par région, comparé à l'année précédente ; un clic ouvre le détail. Le rapport des quantités commandées dit aussi qui n'a plus commandé depuis une date, et celui des commandes à livrer prépare l'expédition.
Données fictives de démonstrationGagner du temps
- Créer un retour : la facture négative d'une marchandise rendue, liée à la facture d'origine.
- Copie multiple : une facture modèle copiée pour toute une liste de clients, avec une étiquette de lot.
- Factures récurrentes : un abonnement mensuel, trimestriel ou annuel crée sa facture suivante, en préparation, dès que la précédente sort de la préparation.
- Envoi par email (sur activation) : une sélection de factures part en une fois, après contrôle des adresses de facturation.
- Paiements reçus par la banque (sur activation) : le fichier camt.054 marque payées les factures avec référence QR.
- Encaisser au comptoir, avec le module Encaissements ; facture créée depuis une inscription.
Données fictives de démonstrationEt aussi
- Entrées de stock : elles mettent à jour le stock et le prix d'achat du catalogue, et impriment les étiquettes des articles.
- Les ordres se rangent d'eux-mêmes par entité légale, client, année et type ; vue par ressource.
- Sur activation : écritures comptables automatiques, facture pour une sélection de contacts, transmission des factures du Tiers Payant à Medidata.
- Projet et action du plan sur chaque ordre ; ordres liés entre eux.
| Nb de modules techniques : | 2 (Ordres, Commandes du catalogue) |
| Dépendance sur d'autres modules : | Contacts, Entités légales, Catalogue, Gestion documentaire. En option : Encaissements, Comptabilité, Inscriptions, Projets, Plan, Medidata. |
| Sur activation : | QR-facture (active pour les nouvelles installations), envoi groupé par email, paiements camt.054, écritures comptables automatiques, Medidata. |