Module Gestion documentaire

Trouver les documents grâce au classement automatique.
Partager des documents dans plusieurs dossiers simultanément en gardant une seule version.
Suivre le statuts et l'approbation des documents clés.

 

• Organisation des documents multi-dossiers (vue multi-dimensionnelle) et classement automatique par client, projet, type, etc.
• Enrichissement de données autour du document (description, mots-clés, type, etc.)
• Suivi des commentaires
• Processus de validation/approbation avec assignation du responsable et de l'étape de contrôle
• Information financière pour les documents de type factures / tickets / commandes (montant, date d'échéance, statut ouvert/payé, TVA, etc.).
• Résumé financier des factures ouvertes à payer ou échues.
• Attachement multi-documents, par exemple publier le document .pdf et attacher le document .docx sur la même carte
• Intégration email ou scanner (activation sur demande), il est possible de configurer une adresse email de type [protected email] qui va automatiquement classer les documents reçus en attaché à l'email dans un dossier inbox du module Fichiers. Ceci permet par exemple de facilement transférer un fichier reçu par email dans wigii, ou d'envoyer un document scanné directement depuis le scanner dans wigii via la fonction email du scanner.
• Intégration OPAE (activation sur demande), générer des ordres de paiements électroniques pour les factures à payer. Enregistrer les paiements exécutés et passer automatiquement les factures au statut payé. Lien avec la compta.
• Notification par email des ajouts/modifications/suppressions de documents, possibilité de choisir les notifications par dossier.
• Référencement sur les contacts ou les projets
• Visualisation en ligne des documents pdf, texte ou image
• Affichage automatique de miniature pour les documents de type images
• Intégration avec la webcam pour permettre de prendre des photos depuis l'appareil photo du device (par exemple depuis une tablette, un smartphone ou la webcam de l'ordinateur) et les avoir directement chargée dans le module Fichiers.
• Intégration live vidéo recording ou live audio recording (activation sur demande) permettant d'enregistrer une vidéo ou la voix en directe depuis le device. La qualité de la vidéo est automatiquement réduite au minimum pour permettre l'enregistrement de vidéo de présentation directement dans un format léger et compatible pour le web.
• Recherche avancée par métadonnée
• Lien automatique des documents Devis / Facture en provenance du module des Ordres

 

 

La section Approbation/Validation contient un workflow permettant de faire voyager le document à travers l'entreprise vers les différents responsables devant apporter leur validation/approbation, par exemple le responsable du document ou la direction ou la comptabilité.

Le document s'organise automatiquement dans les dossiers appropriés et des notifications peuvent être envoyées automatiquement par email aux personnes concernées.

 

Filtre automatique indiquant par exemple le nombre de facture ouverte et leur montant :

 

Intégration avec la webcam pour permettre de prendre des photos ou des vidéos directement depuis l'appareil.

 

Nb de modules techniques :	1
Dépendance sur d'autres modules :	aucune