Module Gestion documentaire
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Module Gestion documentaire
Module Gestion documentaire✔Retrouver un document là où on le cherche, sans jamais le copier.
✔Savoir quelles factures sont ouvertes, échues ou à payer, et pour combien.
✔Faire valider un document par les bonnes personnes, étape par étape.
Contrats, factures reçues et émises, devis, procès-verbaux, notes de frais, fiches de salaire, photos : le module Gestion documentaire garde tous les documents de l'organisation, bien décrits, rangés d'eux-mêmes et reliés aux contacts, aux projets et aux équipements qu'ils concernent.
Un document bien décrit
Vous déposez un fichier, ou vous rédigez directement un document en ligne dans WiGii. Quatre pièces jointes et un flyer l'accompagnent, et les huit versions précédentes restent disponibles. Sur le téléphone, une photo se prend et se dépose en un geste.
Chaque document reçoit un type parmi une trentaine (facture, devis, contrat, procès-verbal, procédure, note de frais, fiche de salaire, certificat…), des mots-clés, une date, et les contacts, projets, actions et équipements qu'il concerne. Pour une facture, un devis ou une commande, il porte aussi le montant, l'échéance, la devise, le statut du paiement et le compte comptable. Les commentaires forment un fil daté, et un document peut être marqué important, verrouillé ou obsolète.
Données fictives de démonstrationRangé tout seul, là où on le cherche
Le classement automatique range chaque document selon ce qu'il est : par type, par projet, par action, par équipement, par compte, et dans le dossier de chaque contact selon son statut, client, partenaire, fournisseur ou collaborateur. Un même document apparaît ainsi dans plusieurs dossiers, sans jamais être copié : il n'y a qu'une version. Un document des ressources humaines ne se range jamais chez un client ou un fournisseur.
Des filtres rapides comptent les documents et additionnent leurs montants : factures ouvertes, échues, à payer, devis et commandes en cours, documents modifiés aujourd'hui ou dans les sept ou trente derniers jours. Un clic sur l'un d'eux montre dans l'arbre combien de documents chaque dossier contient, avec les totaux TTC, HT et TVA.
Données fictives de démonstrationLes factures à payer, sous contrôle
Le statut d'une facture se lit à sa couleur, de l'ouverture à la comptabilisation. Quand elle passe à « Payé », la date et le montant du paiement se remplissent pour vous. La recherche avancée filtre par type, statut, contact, responsable, projet, compte, entité légale, dates et montants, et un planning présente les documents à leur date, colorés par statut.
Les devis et factures émis depuis les Devis / Factures s'y rangent d'eux-mêmes, et leur paiement remonte sur l'ordre. Avec la comptabilité, une facture reçue se comptabilise depuis sa fiche.
Un circuit de validation
Un document peut voyager d'une personne à l'autre : chaque étape porte un nom et une personne assignée, et la fiche note qui a fait quoi, et quand. Chaque personne a sa bannette, un dossier à son nom où l'attendent les documents à traiter, et le filtre « À approuver » les réunit. Quand une personne est assignée, elle est prévenue par email. Le traitement terminé, on vide l'étape : le document sort du circuit.
Données fictives de démonstrationRecevoir par email, préparer les paiements
Sur activation, une adresse email propre à votre WiGii reçoit les documents : un fournisseur, un collègue ou votre scanner y envoie un fichier, qui arrive dans le dossier « Inbox », avec le corps du message en document en ligne et jusqu'à cinq pièces jointes. Seuls les expéditeurs autorisés sont acceptés, et les messages sont relevés à l'ouverture de l'Inbox.
Toujours sur activation, les factures à payer préparent les paiements : les informations de paiement se reprennent du QR-code de la facture, d'un document précédent ou de la fiche du contact, et les factures « prêtes à payer » forment un fichier de paiement à transmettre à votre banque. WiGii relit ensuite les retours de la banque et signale les paiements rejetés.
Et aussi
- Aperçu sans téléchargement des PDF, images, textes, pages HTML, CSV, JSON, XML et Markdown ; miniatures des images ; lecture audio et vidéo.
- Les emails envoyés aux contacts s'archivent comme des lettres dans leurs documents, et les rapports s'enregistrent comme documents.
- Sur la fiche d'un contact, d'un projet ou d'un équipement, ses documents se listent d'eux-mêmes.
- Un rapport compare les recettes et les dépenses au budget.
- Notification par email aux personnes qui suivent un dossier.
- Sur demande : enregistrement vidéo et audio en direct.
| Nb de modules techniques : | 1 |
| Dépendance sur d'autres modules : | aucune. En option : Contacts, Projets, Équipements pour les liens, Entités légales pour la préparation des paiements, Comptabilité pour comptabiliser les factures. |
| Sur activation : | réception par email, préparation des paiements, enregistrement vidéo et audio. |