Module Calendriers

Votre agenda, comme vous voulez le voir

Le calendrier s'affiche par mois, par semaine, par jour ou en planning, qui fait défiler les seuls jours où quelque chose est prévu. Deux boutons resserrent l'affichage sur les jours ouvrés et sur les heures de 6 h à 20 h, et WiGii s'en souvient. Un clic sur le titre ouvre un petit calendrier pour sauter à n'importe quelle date.

Chaque rendez-vous prend la couleur de son label (formation, réunion, absence, vacances, intervention…) et les initiales de son organisateur : on lit la semaine d'un coup d'œil. Le même calendrier se consulte sur le téléphone. Il s'affiche aussi en liste, et s'exporte vers Excel, en liste ou en calendrier de l'année.

Données fictives de démonstration

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Le planning, sur le téléphone.

L'agenda de chacun, côte à côte

La vue par ressource place les agendas des collaborateurs les uns à côté des autres, sur la même grille horaire, pour un jour ou une semaine. Pour caler une réunion, répartir des interventions ou trouver qui est libre jeudi après-midi, il suffit de regarder les colonnes vides.

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Un rendez-vous complet en quelques gestes

Vous sélectionnez une plage horaire, ou vous touchez un créneau libre : le formulaire s'ouvre, déjà daté. Déplacer ou étirer un rendez-vous ouvre aussi son formulaire, prérempli : rien ne change sans votre validation. Choisir un contact propose le sujet, et le rendez-vous peut être relié à des contacts, à des projets et aux actions du plan annuel.

Pour le lieu, quelques lettres suffisent : WiGii propose les adresses de Suisse correspondantes, avec leur numéro postal et leur localité, et un bouton reprend l'adresse du contact lié. Le rendez-vous garde aussi son procès-verbal, rédigé directement dans la fiche, un flyer, jusqu'à cinq documents et un fil de commentaires daté.

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Rangé partout où il doit l'être

Vous n'avez pas à choisir où classer un rendez-vous : il se range de lui-même dans le calendrier de son organisateur et de chaque participant, dans celui du projet, de l'action ou de l'activité concernée. C'est le même rendez-vous, visible à tous ces endroits : une modification se voit partout. Sur la fiche du contact et du projet, les prochains et les derniers rendez-vous s'affichent d'eux-mêmes, et les participants reçoivent un email à chaque changement.

Rappels et invitations

Sur activation, chaque rendez-vous peut rappeler aux collaborateurs qui y participent qu'il approche : trente minutes, une heure, trois heures, un jour ou trois jours avant, par email ou par SMS. Une invitation peut aussi partir par email vers les contacts du rendez-vous et toute autre adresse : elle s'ajoute à leur propre agenda, et une annulation les prévient si le rendez-vous est supprimé.

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Avec Outlook

Chaque calendrier de collaborateur se publie en abonnement : Outlook, ou tout autre agenda, l'affiche en lecture et le tient à jour. Dans l'autre sens, sur activation, une invitation envoyée depuis Outlook à l'adresse de votre WiGii crée le rendez-vous à la prochaine consultation du calendrier, relié aux contacts et aux collaborateurs reconnus ; ses mises à jour comme son annulation suivent.

Une série, sans les jours fériés

Un cours chaque mardi, une séance tous les quinze jours, un comité le premier lundi du mois : la récurrence crée toute la série, en jours, en semaines, en mois ou en années, sur les jours de la semaine choisis. Elle peut sauter les jours fériés et les vacances que vous avez notés dans vos paramètres, fermeture annuelle comprise.

Séances d'activités et présences

Avec le module Activités, les séances d'un cours ou d'un atelier se créent dans le calendrier et listent leurs inscrits. Sur activation, le suivi des présences fait le reste : chaque participant s'enregistre lui-même avec le QR code affiché dans la salle, ou l'animatrice coche présent, excusé ou absent, avec la durée et les autorisations. Le jour même, les listes se rafraîchissent d'elles-mêmes, et le suivi des départs note l'heure à la minute, avec les autorisations parentales.

Données fictives de démonstration

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Le rapport des présences présente ensuite, séance par séance, qui était là, excusé ou absent, avec un code de couleur qui se lit d'un regard.

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