Module Encaissements

✔Noter chaque encaissement au comptoir, en espèces ou par carte.
✔Compter la caisse le soir et voir aussitôt s'il y a un écart.
✔Marquer la facture ou l'inscription payée, sans ressaisie.

Une boutique, un atelier, un accueil, une buvette : le module Encaissements tient la caisse. Chaque argent reçu ou sorti y est noté, la journée se clôt par un comptage, et le fonds de caisse passe d'un jour à l'autre sans rien ressaisir.

Chaque mouvement de la caisse

Un encaissement porte sa date et son heure, le contact ou « Passant », le type de mouvement (facture, acompte, inscription, retour, dépense, apport, virement à la banque), une description, et un montant en espèces ou par carte (TWINT, Postcard, Maestro, Mastercard, Visa…). Une dépense ou un virement saisi en positif s'enregistre en sortie, et la personne qui encaisse est toujours l'utilisateur connecté. Pour un paiement en espèces, le montant reçu affiche la monnaie à rendre.

Données fictives de démonstration

La journée, de l'ouverture à la clôture

Le soir, la clôture présente une grille de comptage des pièces et des billets : le total compté se compare au montant attendu, et une coche verte confirme la caisse juste. Les totaux en espèces et par carte de la journée se remplissent seuls, à partir du dossier du jour. La clôture sort tout et crée d'elle-même l'ouverture du jour ouvrable suivant avec le fonds compté : chaque journée close est à zéro, et seule la journée en cours affiche un montant.

1L'ouvertureLe fonds de caisse du matin, reporté de la veille.

➜

2Les ventesFactures, inscriptions, acomptes : espèces, TWINT ou carte.

➜

3Le comptagePièces et billets, écart affiché.

➜

4Le lendemainL'ouverture est déjà prête.

Données fictives de démonstration

Rangé par jour, totalisé d'un regard

Les mouvements se rangent d'eux-mêmes par année, mois, semaine et jour. La liste les regroupe par jour, les sorties en rouge, avec le total en espèces, le total par carte et le total général. La vue par ressource présente les jours d'une semaine en colonnes ou en lignes, et un calendrier place chaque mouvement à son heure.

Données fictives de démonstration

Avec les factures et les inscriptions

Sur une facture non payée, le bouton « Encaisser » ouvre l'encaissement déjà rempli (client, facture, description, et le montant dû d'une facture payable comptant) ; à l'enregistrement, la facture passe payée, ou partiellement payée. Le même bouton, sur une inscription, met à jour son paiement et son historique. Sur activation, les encaissements des clients passent leurs écritures en comptabilité, et un ticket de caisse s'imprime après le paiement d'une facture.

Données fictives de démonstration

Et aussi

• Une erreur de caisse se corrige par un mouvement dédié ; le fonds se ramène à la banque par un virement.
• Recherche par contact, ordre, montant, période, type de mouvement ou de carte ; export Excel.
• Supprimer une clôture supprime l'ouverture qu'elle avait créée, pour clôturer à nouveau.