Module Contacts

Qui rappeler, et quand

Chaque fiche porte son suivi de la relation : la date du dernier contact, la date à laquelle rappeler et la personne qui s'en charge. Un clic suffit pour fixer le prochain rappel dans un jour, une semaine, un mois ou un an, et le bouton « Moi » vous désigne comme responsable.

La liste des contacts fait ensuite le tri pour vous. Des pastilles comptent les contacts à rappeler en retard ou dans les trois prochains jours, les clients actifs, les relations engagées, les clients et partenaires à réactiver parce que rien n'a été noté depuis six mois. Une pastille par collègue réunit les contacts qu'il suit : un clic, et chacun voit sa propre liste. Sur demande, un planning présente aussi les rappels jour après jour, avec le numéro de téléphone et le nom du collègue.

Données fictives de démonstration

Toute la relation sur une seule fiche

En ouvrant une fiche, vous retrouvez ce que l'organisation vit avec cette personne : ses prochains et ses derniers rendez-vous, ses inscriptions, ses devis et ses factures avec les derniers articles commandés, ses projets, ses documents ouverts, ses dons, ses photos. Chaque liste apparaît dès que le module correspondant est utilisé, et se met à jour toute seule.

Les notes de suivi forment un journal : chaque ajout est daté et signé. Les notes prises dans l'Espace sur la personne s'y lisent aussi, et la fiche garde l'historique de ses statuts et de son suivi. Une personne peut être reliée à sa société ou à d'autres contacts, qui se retrouvent alors en lien sur sa fiche.

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La même fiche, sur l'ordinateur et sur le téléphone.

Une fiche juste dès sa création

Pour une entreprise, une association ou une fondation suisse, le bouton placé à côté de la raison sociale interroge le registre du commerce : le nom officiel, le numéro IDE, l'adresse et la forme juridique se remplissent pour vous. Si la fiche contient déjà des informations, WiGii vous laisse choisir entre tout remplacer, compléter seulement les champs vides, ou annuler.

Le bouton placé à côté du site internet lit la page de l'organisation et vous propose sa description, ses adresses email, ses téléphones, son profil LinkedIn et les personnes citées : un clic ajoute ce qui vous intéresse. Pour l'adresse, le numéro postal ou le début du nom de la ville suffit : WiGii propose les localités de Suisse et complète la commune, le district et le canton. Chaque contact reçoit son numéro dès qu'un statut lui est donné.

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Classer, segmenter, retrouver

Un même contact peut être à la fois client, partenaire et donateur : chaque statut a son propre état (pour un client : prospect, relation engagée, actif, inactif, non intéressé), et range la fiche dans le dossier qui lui correspond. Certaines règles se tiennent seules : un contact décédé ou en faillite passe en « Ne plus contacter », et ne reçoit plus la newsletter. La forme juridique (personne, société, association, fondation, commune…) se note à part.

Vous ajoutez librement des étiquettes, et une fiche peut se trouver dans plusieurs dossiers à la fois sans être dupliquée. La recherche avancée filtre par localité, commune, district, canton ou pays, par date de naissance, par langue, par responsable ou par date de suivi. Deux filtres veillent à la qualité des données de facturation : les contacts dont l'adresse est incomplète, et ceux qui n'ont aucun email utilisable. Et depuis le menu d'un dossier, « Trouver les doublons » réunit les fiches qui partagent le même nom, le même email ou toute autre information choisie.

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Écrire à toute une sélection, personnellement

Depuis une sélection de contacts, vous rédigez un seul email. Les menus « Champs » et « Variables » y insèrent le prénom, le nom ou toute autre information de la fiche : chacun reçoit un message qui lui est adressé. Un lien de désinscription ou de confirmation s'ajoute de la même façon, et chaque fiche indique quelles adresses utiliser pour les envois.

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Chaque envoi est classé comme une lettre dans les documents de la personne, et une ligne avec le lien s'ajoute à ses notes de suivi : on sait toujours qui a reçu quoi, et quand. Pour relancer après une invitation, le filtre « selon inscriptions » garde dans votre sélection les personnes inscrites, ou au contraire celles qui ne le sont pas encore, selon le type d'activité, le lieu, la période ou des activités précises.

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Agir sur toute une sélection

La sélection multiple traite des dizaines de fiches en un seul geste : exporter vers Excel ou en CSV, imprimer une liste, imprimer des étiquettes d'adresse ou d'anniversaire, ranger dans un dossier, ou modifier un champ pour toutes. La modification multiple sait ajouter une valeur, mais aussi en retirer une, comme une étiquette devenue inutile, sans toucher aux autres. Sur activation, une sélection peut même recevoir chacune sa facture, préparée à partir d'un modèle, après un contrôle des adresses.

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Importer vos listes, sans doublons

Une liste de visiteurs d'un salon, le carnet d'adresses d'une ancienne application : vous l'importez vous-même depuis le dossier qui doit la recevoir. WiGii vous guide en quatre étapes.

Les contacts déjà présents sont reconnus par leur email, ou par leur nom et leur société, et rien n'est écrit avant votre clic sur « Importer ». Les fiches créées portent une étiquette, pour les retrouver d'un simple filtre. L'import est réservé aux personnes qui administrent le dossier.

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Commissions, comités et groupes de membres

Une association vit de son comité, de ses commissions, de ses groupes de membres. Sur la fiche d'une personne, chaque appartenance est une ligne : le groupe, la fonction (présidente, vice-président, secrétaire, trésorière, membre du comité, membre, membre honoraire ou invité, et les fonctions propres à votre organisation), la date d'entrée, la date de sortie et un commentaire. Une même personne peut siéger dans plusieurs commissions, avec une fonction différente dans chacune.

L'appartenance range d'elle-même la fiche dans le dossier de la commission : ouvrir ce dossier, c'est voir ses membres. Les dates font le reste : une appartenance est active ou passée sans que personne n'ait à la clore, et l'historique se garde. Quand un membre devient secrétaire, une nouvelle ligne s'ajoute, et la précédente reste avec ses dates. Vous filtrez ensuite sur les membres actifs ou passés, ou sur une fonction : tous les présidents en exercice, par exemple.

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Le rapport des commissions dresse la liste des membres sur la période de votre choix : celles et ceux qui ont siégé, même quelques semaines, y figurent avec leur fonction et leurs dates. Vous le limitez à une ou plusieurs commissions, ou à une fonction, et vous triez le tableau d'un clic sur une colonne. Un bouton ouvre ces mêmes personnes dans la liste des contacts, prêtes à recevoir la convocation à l'assemblée générale ; le rapport s'imprime ou s'enregistre aussi comme document.

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Vos collaborateurs

Dans le dossier des collaborateurs, la fiche devient un dossier du personnel : titre du poste, dates d'embauche et de départ, taux de travail, semaines de vacances, horaire. Les données sensibles, comme le numéro AVS, l'IBAN ou l'état civil, ne sont visibles et modifiables que par les administrateurs du dossier. L'historique des engagements garde chaque changement de taux, de vacances ou de poste avec sa date d'entrée en vigueur, et le décompte des heures s'en sert pour calculer chaque période. Des pastilles signalent les nouvelles candidatures, les arrivées et les départs.

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Sur activation, chaque fiche peut publier une carte de visite virtuelle : une page faite pour le téléphone, ouverte sans connexion par un lien ou un QR code. Pour un collaborateur, elle présente l'organisation (logo, nom, adresse et site de votre entité légale), sa photo, son rôle, ses numéros à toucher pour appeler, son email et un bouton « Ajouter à mes contacts ». Le QR code et le fichier du contact portent l'adresse de l'organisation, jamais l'adresse privée de la personne. La carte se retire d'un clic.

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