FEATURES

Description des principaux modules du logiciel d'entreprise Wigii®.

Module Contacts

CRM (suivi clients ou donateurs), gestion des ressources humaines et candidatures en ligne, emailing, base de données d’adresses. 
(1 module : Contacts)

info

  • Catégorisation par type de contact (Client, Partenaire, Collaborateur, etc)
  • Suivi de l’état de la relation (Sous-évaluation, Engagé, Actif, etc)
  • Historique des communications
  • Identification par numéro unique
  • Champs RH supplémentaires pour les collaborateurs (visible uniquement pour ceux qui ont accès)
    • Titre, date d'embauche, date de départ, état civil etc.
    • Taux d'activité, nb de semaines de travail -> données utilisées dans le module décompte des heures
  • Emailing (y compris publipostage)
  • Classification multi-dossiers par thème et segment
  • Export/Import
  • Liste des prochains rdv
  • Liste des documents ouverts
  • Liste des factures et des derniers articles commandés
  • Liste des projets dans lequel le contact est lié

Module Calendriers

Calendriers multiples et partagés, calendrier d’entreprise, calendrier spécialisé avec configuration particulière pour gérer par exemple l’assignation des rôles aux membres de l’équipe. 
(1 module : Calendriers)

info

  • Multi-calendrier (1 par dossier)
  • Hiérarchisation de calendriers
  • Intégration MS Outlook ou ICS (lecture seule)
  • Possibilité de lier un rdv avec un contact, un projet
  • Attachement de documents
  • Coloration par label
  • Récurrence des événements
  • Organisation multi-dossiers
  • Configuration particulière pour certains types de calendriers
  • Notification par email

Module Tâches et gestion d'équipe

Gestion visuel des tâches d’une équipe (tableau KanBan) et de leur avancement.
(1 module : Tâches)

info

  • Vue Agile KanBan board
  • Drag & drop des tâches dans l'avancement du flux
  • Priorisation des tâches entre elles
  • Organisation automatique des tâches dans des dossiers multi-dimensionnels par collaborateur, projet ou points d'action
  • Duplication et assignation multiple, lorsque vous avez besoin d'assigner une même tâches à plusieurs personnes tout en faisant le suivi de manière individuelle.
  • Enregistrement audio en direct pour donner plus de détails de manière simple et naturel
  • Attachement de documents
  • Commentaires
  • Notification par email

Module Gestion documentaire

Gestion documentaire multidimensionnelle, partage de fichiers, suivi des factures ouvertes ou gestion des approbations.
(1 module : Fichiers)

info

  • Organisation et classement des documents multi-dossiers (vue multi-dimensionnelle: par client, par projet, par type, etc.)
  • Enrichissement de données autour du document (description, mots-clés, type, etc.)
  • Commentaires et suivi d'approbation
  • Information financière pour les documents de type factures / tickets / commandes (montant, date d'échéance, statut ouvert/payé, TVA, etc.)
  • Attachement multi-documents, par exemple publier le document .pdf et attacher le document .docx sur la même carte
  • Notification par email
  • Référencement sur les contacts ou les projets
  • Visualisation en ligne des documents pdf, texte ou image
  • Recherche avancée par métadonnée
  • Création automatique des documents Devis / Facture en provenance du module des Ordres

Module Décompte des heures et vacances

Décompte des heures, tableau de bord indiquant le nombre d’heures supplémentaires, ou vacances à prendre. Allocation des heures permettant d’avoir une vision claire du nombre d’heures passées par projet. Gestion des absences/maladies. Répartition automatique des entrées dans le module Journal permettant une vue agrégée multi-dimensionnelle.
(2 modules : Heures et Journal, + nécessite le module Contacts)

info

  • Entrée en ligne du décompte des heures journalières de manière simple et pratique
  • Calcul automatique du temps de travail par jour en tenant compte de l'heure d'arrivée, de départ et de la pause de midi
  • Imputation des heures par projet, client ou point d'action
  • Calcul automatique des heures supplémentaires / en retard
  • Gestion du décompte des vacances
  • Gestion de cas de maladie / accident
  • Rapport visuel montrant où en est le collaborateur dans l'année
  • Lien sur le module contact pour prendre les informations RH (taux d'activité et nb de semaine de vacances)
  • Calcul des jours fériés selon une liste personnalisée centralisée
  • Répartition automatique des entrées du décompte des heures par client, point d'action, projet. Rapport et décompte multi-dimensionnels du nombre d'heure.
  • Gestion de commentaires

Module Plan d'actions annuel

Création d’un plan d’action annuel simple et hiérarchique en lien avec le module Décompte des heures, Tâches et Projets.
(1 modules : Actions)

info

  • Liste de points d'action pour une année organisés hiérarchiquement et numérotés
  • Chaque point contient un numéro et un libellé. Une description, un budget et des commentaires sont aussi disponibles.
  • Ce module très simple est utile en lien avec le module de décompte des heures afin de permettre au collaborateur de sélectionner un point d'action dans son imputation des heures et avoir ensuite un décompte d'heures par point d'action.
  • L'extension des champs utiles à un point d'action peut être faite facilement sur demande, par ex: ajout d'un document, statut de validation, etc.

Module Gestion de projets

Suivi et gestion haut niveau de projets. Listing de projets avec description générale, numérotation unique, définition du chef de projet et des membres de l’équipe. Ce module permet ensuite des liens avec les modules : Contacts, Fichiers, Calendriers, Tâches, Décompte des heures.
(1 module : Projets, + nécessite le module Contacts)

info

  • Gestion de haut niveau d'une liste de projets
  • Attribution automatique de numéro
  • Classement et organisation par thème
  • Suivi par statut et progression mis à jour par le chef de projet
  • Contrôle du cycle de vie du projet personnalisable
  • Validation et signature électronique de l'approbation directement sur la carte projet
  • Attachement de documents clés
  • Méta-données extensibles sur demande sur la carte projet selon les besoins
  • Notifications
  • Lien sur le module contact pour définir le sponsor, le client, le chef de projet et les membres de l'équipe. La carte du module contact d'un collaborateur montre les projets dans lesquels il est impliqué.
  • Liens avec les modules
    • Décompte des heures pour permettre une imputation des heures sur des projets
    • Fichiers
    • Tâches
    • Calendriers

Module Booking on-line

Gestion de réservations en ligne. Ajouter à votre site internet existant un lien de réservation en ligne pour un rendez-vous, une prestation ou toutes ressources que vous souhaitez publier. Les propositions de dates sont gérées automatiquement en prenant en considération vos horaires d'ouverture personnalisés ainsi que d'autres calendriers wigii. Vous pouvez ainsi combiner les disponibilités par exemple d'une salle et d'une personne.
(1 module : Booking, + nécessite les modules Activités, Inscriptions, Calendriers)

info

  • Définition de plusieurs type de réservation
  • Horaire d'ouverture personnalisé par type
  • Définition personnalisée de la durée de la réservation (ex: 1h, ou 45min) selon le type de réservation.
  • Personnalisation d'une durée "tampon" après chaque réservation permettant d'avoir une marge entre les réservations.
  • Contrainte de réservation multi-calendriers. Vous pouvez par exemple définir un calendrier par collaborateur, et un calendrier par salle. Puis configurer votre réservation prenant en compte une salle et un collaborateur. Le moteur de réservation considérera la disponibilité de la salle et du collaborateur selon leur propre calendrier, y compris les entrées de calendrier qui seraient autre que des réservations (comme des plages vacances, ou d'autre rdv externes)
  • Création automatique d'un lien d'inscription avec paramétrage de:
    • message d'introduction personnalisé (par exemple vos conditions)
    • email de confirmation personnalisé
  • Base de donnée des inscriptions classées par type de réservation
  • Suivi des inscriptions avec des méta-données additionnelles attachée à l'inscription elle-même.
  • Suivi du statut payé ou non
  • Commentaire interne et suivi de présence
  • Possibilité d'export en excel de la liste des inscrits
  • Emailing personnalisé (et publiposté) vers les inscriptions
  • Impression de l'inscription dans un format prévu pour un reçu

Module Gestion d'Activités et Inscriptions

Création d'une activité (formation, séminaire, conférence, atelier, etc) et d’un lien publique d'inscription. Un email de confirmation personnalisé peut-être défini, ainsi qu’un nombre maximum d’inscriptions. Les inscriptions sont stockées dans un répertoire wigii dans lequel des actions d’emailing ou de suivi interne peuvent être faites.
(2 modules : Activités et Inscriptions)

info

  • Définition d'une activité d'un certain type: atelier, conférence, formation, séminaire, retraite, etc.
  • Définition des sessions (une ou plusieurs) avec dates, heures et instructeur.
  • Création automatique d'un lien d'inscription avec paramétrage de:
    • formulaire disponible de telle date à telle date
    • nombre maximum d'inscriptions
    • message d'introduction personnalisé (par exemple vos conditions)
    • email de confirmation personnalisé
    • message personnalisé si complet ou si les dates sont passées
  • Base de donnée des inscriptions classées par événement
  • Suivi des inscriptions avec des méta-données additionnelles attachée à l'inscription elle-même.
  • Suivi du statut payé ou non
  • Commentaire interne et suivi de présence
  • Possibilité d'export en excel de la liste des inscrits
  • Emailing personnalisé (et publiposté) vers les inscriptions
  • Impression de l'inscription dans un format prévu pour un reçu

Module Devis / Facture

Création de devis sur la base d’un catalogue d’articles (physiques ou services). Saisie étendue des libellés permettant une mise en page agréable.Transformation en facture ou création de la facture immédiatement. Lien vers le module contacts, fichiers et encaissements. Le détail des devis/facture sont automatiquement partagés dans le module de commande qui permet une vue multi-dimensionnelle des commandes.
(2 modules : Ordres et Commandes du catalogue, + nécessite les modules Contacts, Catalogues et Entités légales)

info

  • Création de Devis et conversion en Facture
  • Remplissage automatique des données du client en provenance du module Contacts
  • Notes personnalisées au début et à la fin du document (info supplémentaire, conditions)
  • Gestion d'annexes
  • Création du devis / facture sur la base d'un catalogue d'articles
  • Saisie étendue des libellés permettant une mise en page agréable et personnalisée
  • Compatible scanner code barre pour la création de la facture depuis des articles physiques étiquetés
  • Gestion de la TVA (ou multi TVA)
  • Gestion d'un acompte
  • Gestion de rabais par ligne ou général
  • Impression avec options d'affichage (HT/TTC, n°d'article, bon pour accord, en-tête et pied de page)
  • Gestion de l'encaissement, de retour
  • Création de rappels
  • Export automatique vers le module Documents
  • Paiement cash, par BVR ou via le réseau électronique Medidata
  • Lien vers le module Contact, liste des Devis / Factures ouverts par client
  • Vue des détail des commandes par client ou fournisseur.

Module Catalogue d'articles

Gestion d'un catalogue d'article, étiquetage, gestion de stock simple avec un décompte relié au module Facture. Compatible avec des codes barres.
(1 module : Catalogues)

info

  • Catalogue d'articles
  • Organisation multi dossier
  • Étiquetage des articles par catégories
  • Compatible multi-codes barres par article
  • Lien fournisseurs du module Contacts
  • Lien module Devis / Factures
  • Lien module Encaissements
  • Décompte automatique du nombre vendu par article et nombre restant en stock (gestion de stock)

Module Encaissements

Gestion des entrées-sorties d’une caisse physique ou virtuelle, journal de caisse, décompte pour la comptabilité.
(1 module : Encaissements)

info

  • Journal de caisse
  • Classement automatique par jour, semaine, mois, année
  • Calcul automatique pour l'ouverture de caisse et la clôture avec report au jours suivant.
  • Différentiation cash / carte de crédit
  • Référence à un client, un article ou à un ordre
  • Export Excel / CSV

Module Équipements / Inventaires

Gestion des équipements du personnel (liste des ordinateurs, mobiles, matériel divers), lien sur les collaborateurs du module contacts, suivi du statut, inventaire simple de la valeur globale.
(1 module : Équipements)

info

  • Liste d'équipements organisé par dossiers hiérarchiques
  • Informations générales: marque, modèle, numéro de série
  • Lien vers le fournisseurs (module Contacts)
  • Indication si l'équipement contient d'autres éléments additionnels
  • Lien vers le collaborateur actuellement en cours d'utilisation (module Contacts)
  • Suivi de l'état (statuts) et du lieu d'utilisation
  • Calcul automatique de la valeur globale de l'inventaire

Module Espace de réflexion / Gestion des idées

Répertoire d’idées et de réflexions organisées et hiérarchisées permettant l’échange en groupe de manière simple et centralisée (évitant ainsi des long chain-mail / reply all).
(1 module : Espaces)

info

  • Organisation des réflexions par thème
  • Initiation d'une idée simplement depuis une page blanche
  • Zone de réflexion permettant le développement collaboratif de l'initiation
  • Sauvegarde automatique au fur et à mesure de l'édition
  • Notification
  • Possibilité de créer une nouvelle initiation depuis la compilation d'une initiation précédente
  • Attachement de documents clés
  • Ce module très léger peut intégrer sur demande des liens aux modules Contacts, Projets ou Point d'actions

Module Site Web (CMS)

Gestion de contenu d’un site internet, ou d'une page internet simple. 
(1 module : CMS)

info

  • Création d'un site web one page multi articles
  • Site multi pages et gestion d'URLs logiques
  • Éditeur Wysiwyg
  • Accès direct au code HTML pour des personnalisations avancées
  • Gestion des CSS et Javascript en direct sans passer par du FTP
  • Upload de documents

Module Entités légales / Succursales

Définition de 1 ou plusieurs entités légales permettant de différencier la facturation et les accès. Possibilité de gérer un système fédéré.
(1 module : Entités légales)

info

  • Possibilité d'organiser toutes les données dans un espace de nom dédié (système de fédération)
  • Ce module est créé pour fonctionner en intégration complète avec le module Devis / Facture
  • Définition de plusieurs entités légales avec leurs informations propres :
    • Forme juridique
    • Adresse
    • Téléphone
    • Site internet
    • Email
    • Numéro de TVA
    • Compte bancaire
    • Numéro IDE
    • etc.
  • Personnalisation du logo, de l'en-tête et du pied de page
  • Intégration possible avec d'autres modules sur demande

Interface MediData

Le module Facturation peut être relié au réseau suisse de facturation électronique dans le secteur de la santé via Medidata. Basé sur le standard du Forum Datenaustausch.

Forum Datenaustausch

 

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Interface Qlik

Une interface avec le moteur Qlik (script QlikView ®) a été conçue pour permettre une extraction simple des données en provenance de la base de donnée Wigii et de ses modules/namespaces.

 

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Interface box

Wigii peut être relié à Box. Les documents apparaissant dans wigii peuvent provenir du réseau Box (lien). Un utilisateur Box technique est donné à wigii et permet de faire le lien. Les accès aux documents liés sont ensuite gérés avec la logique d'accès de wigii.

 

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Interface Office 365

Une interface avec Office 365 est créée pour permettre l'envoi d'email depuis des adresses spécifiques. Le login peut aussi être relié au mot de passe géré dans Office 365.

 

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Voir aussi

> nos offres de packs
> le journal des derniers développements